Datenschutz gem. DSGVO im Rahmen meiner Begleitung
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert im positiven Sinne auf, deutlich bewusster als bisher mit personenbezogener Daten umzugehen. Ich möchte Sie mit diesem Schreiben darüber informieren, wie ich mit Ihren Daten im Rahmen unserer Zusammenarbeit umgehe. Dazu benötige ich Ihr Einverständnis.
Welche Arten von persönliche Daten speichere ich von Ihnen?
- Kontaktdaten: Name, Firma, Festnetz- und Mobilnummer, Adresse
- persönliche Daten der am Prozess beteiligten Personen (Name, Alter, Position, Betriebszugehörigkeit)
- Organisationsstruktur und Einbindung in die Organisation
- persönliches Erleben der privaten und beruflichen Situation
- Historie der Situation
- Einschätzung der Risiken bzw. der Konsequenzen der Begleitung
- Gründe gegen die Maßnahme
- Ziele und Ergebnisse der Begleitung
Wofür benötige ich Ihre persönlichen Informationen?
Um Sie als Trainerin, Coach oder Klärungshelferin/Mediatorin gut begleiten zu können, benötige ich Informationen, die es mir erlauben, die Organisation, die beteiligten Personen, die Situation, die Motivation für den Auftrag sowie Ziele des Auftrags zu verstehen. Viele dieser Daten sind sensibel und personenbezogen.
Informationen, die ich erfrage, dienen zu folgendem Zweck:
- Um Sie entsprechend Ihrer Situation und Anliegen gut begleiten zu können
- Um bei Folgeaufträgen die bereits erfolgte Begleitung und das damit verbundene Wissen berücksichtigen zu können
- Für die Kontaktaufnahme im Rahmen des Auftrags
- Für meine Auftragsverwaltung und -abrechnung
- Für Geschäftsführungs- und Verwaltungsgründe
Was ich nicht mache: Ich nutze Ihre Daten nicht für die Akquisition.
Wie speichere ich Ihre Daten?
Mir ist es sehr wichtig, mit Ihren Daten verantwortungsbewusst umzugehen und sie keinen Dritten zugänglich zu machen. Deshalb bewahre ich diese DSGVO-konform in meinem nur mir zugänglichen Büro bzw. auf meinem Laptop mit passwortgeschütztem Account auf.
Im Rahmen des Erstkontaktes und der Auftragsklärung mache ich mir handschriftliche Notizen, die ich zusammen mit den weiteren zu Ihrem Auftrag gehörenden Unterlagen in Papierform ablege.
Korrespondenz per Email bewahre ich bis zum Abschluss des Auftrags in Outlook auf.
Ihre Kontaktdaten speichere ich in Outlook (Name + Email-Adresse) sowie auf meinem passwortgeschützten Smartphone (Name, Firma, Festnetz- und Mobilnummer). Ich verwende den Messenger-Dienst WhatsApp, der automatisch auf meine im Handy gespeicherten Kontaktdaten zugreift.
Wie lange bewahre ich Ihre Daten auf?
Nach Abschluss des Auftrags bewahre ich die dazugehörigen Unterlagen (z.B. handschriftliche Notizen, Korrespondenz, Konzept, Angebot, Auswertungen, Fotoprotokoll) unterschiedlich lange elektronisch oder ausgedruckt auf. Zweck der Aufbewahrung ist, die Anschlussfähigkeit bei einer eventuellen erneuten Begleitung sicherzustellen sowie gesammelte Erfahrungen in neue Konzepte einfließen lassen zu können.
Wie lange darf ich Ihre Unterlagen aufbewahren? …………………………………………………………
Um dem HGB § 257 (Aufbewahrung von Unterlagen) bzw. der AO §147 (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) zu genügen, bewahre ich auftragsrelevante Korrespondenz mindestens 6 Jahre, steuerlich relevante Unterlagen (z.B. Rechnung, Fahrtenbuch) mindestens 10 Jahre auf. Dieses geschieht sowohl in Papierform als auch elektronisch.
Wann teile ich Ihre Daten mit anderen?
Ich sichere Ihnen absolute Vertraulichkeit in der Behandlung Ihrer Informationen zu. Ausgenommen sind Informationen, zu denen wir explizit vereinbart haben, an wen und wie sie von mir weitergegeben werden dürfen.
Personenbezogene Daten werden selbstverständlich nicht von mir an Dritte weitergegeben.
Die einzigen personenbezogenen Daten, die ich aus steuerrechtlichen Gründen an meinen Steuerberater und nach Aufforderung an das Finanzamt weitergebe, sind die in der Rechnung enthaltenen Angaben (Name, Firma, Anschrift, Position, Maßnahme, Datum, Honorar).
Ihre Rechte, Ihre persönlichen Daten betreffend
- Das Recht auf Datenzugang und Datenübertragung: Sie haben das Recht eine Kopie der personenbezogenen Unterlagen von mir anzufordern.
- Das Recht auf Datenänderung: Sind Teile Ihrer persönlichen Daten falsch oder nicht vollständig, haben Sie das Recht auf eine Korrektur oder Ergänzung Ihrer Daten.
- Das Recht auf Beschwerde: Haben Sie den Eindruck, dass ich nicht sachgemäß mit Ihren Daten umgehe oder Ihre Rechte gemäß DSGVO verletzt haben, haben Sie das Recht, eine Korrektur oder Ergänzung zu fordern. Meine Bitte an Sie: Nehmen Sie bitte Kontakt zwecks Klärung zu mir auf. Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei der für den Datenschutz verantwortlichen Aufsichtsbehörde einreichen. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten in der EU finden Sie unter folgendem Link: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
- Das Recht in Vergessenheit zu geraten: Möchten Sie, dass ich die Auftragsunterlagen kürzer als sechs Jahre aufbewahre, haben Sie das Recht eine frühere Löschung von mir zu fordern. Ich werde dann alle personenbezogenen Daten löschen, die nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
- Das Recht auf Widerruf: Sie können Ihr hier erklärtes Einverständnis jederzeit widerrufen.
Bitte zögern Sie nicht, mich bei Fragen, Irritationen oder Wünschen im Umgang mit Ihren Daten anzusprechen. Ich freue mich auf unsere weitere oder auch erste Zusammenarbeit.